cos’è, come funziona e cosa devi fare

La scadenza del 1° gennaio 2019 si avvicina. Vuoi sapere quel che devi fare per adeguare il tuo hotel all’obbligo della fatturazione elettronica? Ti spieghiamo tutto in questo articolo.

Cos’è la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema digitale per l’emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture senza l’uso della carta.

La fatturazione elettronica è obbligatoria dal 2015 per le fatture destinate a tutte le Pubbliche Amministrazioni. Per esempio, ti sarà capitato di dover emettere una fattura a un dipendente di una ASL, di un tribunale o di un ente provinciale che aveva soggiornato nel tuo hotel. Con tutta probabilità, non hai emesso la fattura, ma ti sei rivolto al tuo commercialista.

Senza dubbio, hai vissuto questo iter come una scocciatura. Bene: ora c’è molto di più.

Come previsto dalla Legge di Bilancio 2018, dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica sarà l’unico metodo di fatturazione valido fra soggetti italiani per la cessione di prodotti e servizi, sia fra partite IVA – imprese e liberi professionisti -, sia verso i consumatori.

Tutto questo significa che le fatture generate a mano, con carta e penna, editor di testo o foglio di calcolo, non avranno più valore; allo stesso modo, non saranno ammesse le fatture standard che oggi genera il tuo PMS (gestionale).

Questo riguarda sia le fatture che emetti ai tuoi clienti – liberi professionisti con partita IVA, aziende, agenzie, Expedia -, sia le fatture che ricevi dai tuoi fornitori – dalla lavanderia alle utenze.

Caro albergatore, ora stai tranquillo. Sappi che questa penitenza non è riservata solo al mondo dell’ospitalità, ma a tutte le aziende e partite IVA presenti sul territorio italiano.

Per l’appunto, l’Italia ha recepito per prima una disposizione europea, a cui tutti gli Stati dovranno adeguarsi entro il 2021.

Quindi, facciamocene una ragione e vediamo di apprezzare i “non tanti” lati positivi.

C’è chi spera in un rinvio

Riuscirà l’Italia che fattura a essere pronta per la fatidica data del 1° gennaio 2019? C’è chi dice di no e in molti sperano in un rinvio.

A questo proposito, le voci sono tante: quel che è certo è che nessun organo ufficiale (Agenzia delle Entrate, Ministero, ecc.) si è ancora pronunciato. Quindi, è bene segnarsi la data in agenda e sottolinearla con la matita rossa.

Ecco quali sono le ipotesi più diffuse al momento:

  • la data del 1° gennaio non può essere posticipata: lo Stato Italiano ha già destinato ad altri capitoli di spesa quanto prevede di risparmiare con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica;
  • l’Italia che, come detto, si è proposta come Paese pilota in Europa, non può permettersi di fare figuracce con i partner internazionali;
  • in un primo momento, la fatturazione elettronica non sarà obbligatoria per le piccole aziende, vale a dire quelle al di sotto di un certo fatturato. Quel che è certo è che gli hotel non rientreranno nel gruppo delle aziende obbligate. Se una deroga ci sarà, verrà comunicata all’ultimo minuto – c’è da scommetterci!

Va detto che se, da una parte, sono chiare le disposizioni generali, restano dubbi su come ci si dovrà comportare nei casi in cui oggi la fattura sia emessa insieme al pagamento: è il caso di hotel e ristoranti, per l’appunto. Su questo punto, anche commercialisti e associazioni sembrano non avere le idee chiare.

Come funziona la fattura elettronica

Tutte le fatture elettroniche devono essere realizzate, trasmesse e conservate in un formato digitale strutturato chiamato XML (eXtensible Markup Language). L’XML è un linguaggio informatico che permette la definizione e il controllo degli elementi inseriti in un documento digitale: senza l’uso di questo linguaggio, non è possibile verificare le informazioni ai fini dei controlli previsti dalla legge.

Tutte le fatture elettroniche devono transitare dal Sistema di Interscambio (SdI). Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico, gestito dall’Agenzia delle Entrate, con il compito di:

  • ricevere le fatture elettroniche emesse;
  • verificare i dati contenuti nelle fatture elettroniche;
  • inoltrare le fatture elettroniche ai vari destinatari.

Funzionamento fattura elettronica

Il passaggio dal Sistema di Interscambio è obbligatorio per tutte le fatture, sia per quelle destinate ai privati sia per quelle dirette alla Pubblica Amministrazione – se viene omesso questo passaggio, la fattura non risulta emessa.

Cosa devi fare per emettere una fattura elettronica

Come detto, dal 1° gennaio 2019, tutte le imprese, anche il tuo hotel, dovranno emettere le fatture solo in formato elettronico. Come fare? Questi sono i passaggi necessari per l’emissione di una fattura valida:

1. generare un file in formato XML con tutti i dati previsti dalla legge; gli elementi obbligatori sono indicati nella normativa di riferimento – art. 21 del DPR 633/72 e art. 21bis del DPR 633/72 per la fattura semplificata;

2. inserire nel file XML l’eventuale firma digitale per attestare l’identità di chi emette la fattura elettronica. La firma digitale non è obbligatoria ai fini della corretta generazione e trasmissione al SdI della fattura elettronica – per altre informazioni, puoi consultare il Provvedimento del 30/04/2018 dell’Agenzia delle Entrate, che elenca le regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche;

3. inviare il file XML al Sistema di Interscambio;

4. ricevere la conferma di ricezione e accettazione dal SdI;

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5. conservare il file XML generato a norma di legge (10 anni).

La procedura è complicata, soprattutto per gli albergatori privi di competenze informatiche.
Ma c’è una buona notizia. Se usi già 5stelle*, non dovrai preoccuparti di niente. Dal 1° gennaio 2019, nel tuo gestionale potrai emettere e inviare le fatture elettroniche in automatico verso qualunque destinatario – privati, imprese, liberi professionisti.

In più, potrai avere sempre sotto controllo tutte le tue fatture, emesse e ricevute, da una comoda interfaccia Web, accessibile online con le tue credenziali – te le comunicheremo appena possibile.

Se, per qualunque motivo, non vorrai usare 5stelle* per emettere e inviare in automatico le tue fatture elettroniche, dal tuo gestionale potrai generare un file XML per ogni documento fiscale: dovrai poi procedere a caricare la fattura nel Sistema di Interscambio, a mano o con un’applicazione di un fornitore terzo.

Cos’è la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche

La conservazione sostitutiva per 10 anni è obbligatoria per tutte le fatture, emesse e ricevute: questo è il solo modo per attribuire valore legale nel tempo ai documenti digitali.

Considera che la conservazione delle fatture elettroniche è necessaria ai fini sia fiscale che civilistico – quindi, anche per eventuali cause e processi.

L’invio per mezzo del Sistema di Interscambio assicura la conservazione sostitutiva dei documenti: si tratta di un servizio gratuito messo a disposizione per tutte le imprese dall’Agenzia delle Entrate. Questo vuol dire che, anche a distanza di tempo, tutte le tue fatture saranno disponibili online – nel suo accordo di servizio (aprilo in formato PDF), l’Agenzia delle Entrate si impegna a conservare le fatture per 15 anni. Per altre informazioni in merito al servizio di conservazione gratuito, puoi visitare questa pagina del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Una postilla è doverosa. Non confondere la conservazione sostitutiva con l’archiviazione delle fatture elettroniche sul tuo computer, su servizi di archiviazione esterni (Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive o simili) o su qualunque altro dispositivo di memoria. Ricorda che la fattura elettronica così archiviata non ha valore legale.

Tutti i vantaggi della fattura elettronica (per l’albergatore, non sono tanti)

Non vorremmo che si pensasse che siamo contrari all’innovazione tecnologica. Al contrario…

Su Internet si legge dei vantaggi che la fatturazione elettronica assicurerà alle aziende. Tuttavia, riteniamo vada fatto un distinguo per gli hotel che, in tema di fatturazione, differiscono da molte altre imprese – il che vanifica molti vantaggi.

Qual è questa differenza? Semplice. In gran parte, a fatturazione viene eseguita con il cliente al banco e non in modo massivo, con pagamento differito rispetto all’emissione del documento.

In ogni caso, come per tutte le innovazioni, i vantaggi si potranno misurare solo fra qualche tempo.

Analizziamo ora questi vantaggi in maniera critica, dal punto di vista dell’albergatore.

Risparmio di denaro

Non devi più stampare, imbustare, affrancare e spedire ai tuoi clienti le fatture.

Gli hotel emettono la maggior parte delle loro fatture a vista e le consegnano a mano ai loro clienti. Quindi, i pochi vantaggi riferiti alla spedizione vengono a cadere.

Per quanto riguarda la stampa, i clienti, prima di uscire dall’hotel, con tutta probabilità richiederanno comunque una copia cartacea della fattura, anche se non ha valore fiscale né legale.

Veniamo al costo della consegna al cliente. Chi ha avuto a che fare con la Pubblica Amministrazione, sa che emettere una fattura elettronica, di persona o tramite il commercialista, ha un costo. Qualche nostro cliente ha pagato anche 4 euro a fattura.

La fattura che oggi consegni “gratuitamente” a mano al cliente, domani avrà un costo di consegna.

In ogni caso, va detto che il tuo commercialista potrà scaricare dal SdI sia le fatture che hai emesso sia quelle che hai ricevuto. Questo dovrebbe tradursi in un risparmio di tempo e, quindi, pure di denaro.

Risparmio di tempo

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Non devi più preoccuparti di accertare se la fattura inviata sia stata ricevuta dal destinatario, se sia stata presa in carico e se sia stata pagata. Questo dovrebbe anche assicurare pagamenti più veloci.

È ovvio che questo discorso è limitato alle fatture differite, emesse verso aziende e agenzie.

Al contrario, continuerai a farti pagare la maggior parte delle fatture al check-out.

Nessun archivio ingombrante

Niente più faldoni di carta, buoni solo per accumulare la polvere. Tutte le fatture, emesse e ricevute, sono conservate in formato digitale.

Riduzione del rischio di errori

L’emissione e la consegna al destinatario della fattura sono automatici: pensa a tutto il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Questo si traduce in una riduzione netta del rischio di errore di invio o di smarrimento dei documenti.

Meno adempimenti fiscali

Grazie al digitale, l’Agenzia delle Entrate è in possesso di tutti i dati necessari per qualunque verifica fiscale.

Questo lo speriamo tutti! L’agenzia delle Entrate avrà in tempo reale tutte quelle informazioni che oggi l’albergo è costretto a comunicare in maniera differita.

Prevenzione e contrasto dell’evasione

La tracciabilità di tutte le fatture permette all’Agenzia delle Entrate un’azione più efficace per la prevenzione e per il contrasto dell’evasione fiscale e, in particolare, delle frodi IVA.

Cosa succederà ai clienti di 5stelle*

Il nostro PMS si occupa, fra le altre cose, di gestire il ciclo attivo della tua struttura alberghiera. 5stelle* è quindi coinvolto in modo importante nella fatturazione elettronica. Ecco quel che devi sapere:

  • dal 1° gennaio 2019 – ma, ovviamente, anche prima di tale data -, gli hotel che usano 5stelle* potranno emettere dal PMS la fattura elettronica. Il processo sarà del tutto simile a quel che già conosci per le fatture standard. Tuttavia, oltre alla produzione del documento, 5stelle* si occuperà anche di creare l’XML e di inviarlo al SdI;
  • in alternativa, come avviene ora per le fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione, potrai limitarti a produrre il file XML per poi caricarlo sul SdI, a mano o con l’aiuto di un programma ad hoc;
  • in entrambi i casi, i dati di fatturazione saranno conservati, proprio come avviene oggi su 5stelle*, ed entreranno nel calcolo della produzione giornaliera e di tutti gli altri indici fondamentali per definire le tue strategie;
  • il processo di comunicazione con il SdI sarà gestito grazie a un HUB specializzato e certificato dall’Agenzia delle Entrate;
  • il processo di invio al SdI e la conservazione sostitutiva prevede dei costi, proporzionali al numero di fatture emesse. Per il 2019, il costo per la gestione delle fatture elettroniche, per le strutture che generano un numero limitato di documenti, sarà gratuito, vale a dire tutto a carico di 5stelle*.

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